Wer eine Veranstaltung plant und Angebote für Veranstaltungstechnik einholt, stellt schnell fest: Die Kosten lassen sich nicht allein anhand der benötigten Lautsprecher, Mikrofone, Scheinwerfer oder Kameras bestimmen.
Zwei Veranstaltungen mit nahezu identischer technischer Ausstattung können am Ende unterschiedlich viel kosten.
Warum?
Ein wesentlicher Teil des Aufwands entsteht nicht durch die Technik selbst, sondern durch die Bedingungen vor Ort. Die Location, mögliche Auf- und Abbauzeiten, Transportwege, Zufahrtsmöglichkeiten, Aufzüge, Parkmöglichkeiten und die Anzahl der benötigten Techniker haben einen erheblichen Einfluss auf die Planung und damit auch auf die Kosten einer Veranstaltung.
Bei Eventwerk betrachten wir deshalb nicht nur die Frage:
Welche Technik wird benötigt?
Mindestens genauso wichtig ist:
Wie kommt die Technik an ihren Einsatzort und unter welchen Bedingunge
In diesem Beitrag erklären wir, warum die Wahl der Eventlocation, die vorhandene Infrastruktur und eine realistische Zeitplanung entscheidend für den technischen Aufwand einer Veranstaltung sind.
Veranstaltungstechnik besteht nicht nur aus Geräten
Bei Veranstaltungstechnik denkt man zunächst an sichtbare Komponenten:
Lautsprecher, Mikrofone, Mischpulte, Displays, Projektoren, LED-Technik, Beleuchtung, Kameras, Streaming-Technik oder Bühnen.
Hinter einer professionellen Veranstaltung steckt allerdings deutlich mehr.
Die gesamte Technik muss zunächst im Lager vorbereitet und geprüft werden. Anschließend wird sie verladen, zur Location transportiert, ausgeladen und an ihren jeweiligen Einsatzort gebracht.
Danach folgen Aufbau, Verkabelung, Einrichtung, Programmierung und technische Tests.
Nach der Veranstaltung läuft dieser Prozess praktisch rückwärts:
Abbauen, Kabel zurückbauen, Technik verpacken, aus der Location transportieren, Fahrzeuge beladen, Rücktransport und schließlich die Rückführung und Kontrolle des Materials.
Deshalb kann eine Veranstaltung mit beispielsweise acht Stunden Veranstaltungsdauer für das technische Team einen wesentlich längeren Arbeitstag bedeuten.
Die Location hat großen Einfluss auf den Aufwand
Eine der ersten Fragen bei der Planung lautet deshalb:
Wo findet die Veranstaltung statt?
Dabei geht es nicht nur um die Stadt.
Entscheidend sind die tatsächlichen Bedingungen innerhalb und rund um das Gebäude.
Eine moderne Veranstaltungshalle mit direkter Ladezone, Lastenaufzug und kurzen Wegen bietet völlig andere Voraussetzungen als eine außergewöhnliche Eventlocation in einem Hochhaus, einem historischen Gebäude oder einer Innenstadtlage.
Beides kann eine hervorragende Location für eine Veranstaltung sein.
Der technische Aufwand kann jedoch vollkommen unterschiedlich ausfallen.
Ein Beispiel: Veranstaltung im Rheinturm Düsseldorf
Der Rheinturm gehört zu den außergewöhnlichsten Veranstaltungsorten in Düsseldorf.
Eine Firmenveranstaltung hoch über Düsseldorf bietet natürlich eine besondere Atmosphäre. Gleichzeitig zeigt eine solche Location sehr gut, warum Logistik ein wichtiger Bestandteil der Veranstaltungsplanung ist.
Die Veranstaltungstechnik muss schließlich nicht nur bis zum Gebäude transportiert werden.
Sie muss auch dorthin gelangen, wo sie tatsächlich eingesetzt wird.
Befindet sich die Veranstaltungsfläche weit oberhalb des Erdgeschosses, spielen Aufzüge und Transportwege eine wesentlich größere Rolle als bei einer ebenerdig erreichbaren Veranstaltungshalle.
Bei der Planung muss deshalb unter anderem berücksichtigt werden:
Wie groß sind die Aufzüge?
Welche Geräte und Transportcases passen hinein?
Wann dürfen die Aufzüge für den technischen Aufbau genutzt werden?
Wie viele Fahrten werden benötigt?
Nutzen gleichzeitig andere Gewerke die Aufzüge?
Wann kommen Catering, Dekoration, Mobiliar oder Veranstaltungspersonal?
Wann treffen die Gäste ein?
Genau an diesem Punkt können vermeintlich kleine logistische Details einen erheblichen Einfluss auf die benötigte Aufbauzeit haben.
Wenn der Aufzug zum entscheidenden Faktor wird
Ein Transportweg mit einem Aufzug klingt zunächst nicht besonders kompliziert.
Bei größeren technischen Produktionen sieht die Realität anders aus.
Veranstaltungstechnik wird normalerweise in professionellen Transportcases – sogenannten Flightcases – bewegt.
Darin befinden sich beispielsweise Mischpulte, Funkstrecken, Kameras, Scheinwerfer, Kabel, Regietechnik, Computer oder Streaming-Systeme.
Dazu kommen Stative, Lautsprecher, Displays und weiteres Zubehör.
Kann ein Team die Cases von einer Ladezone direkt in einen Veranstaltungssaal rollen, lässt sich das Material vergleichsweise schnell bewegen.
Muss jedes einzelne Case zunächst durch einen bestimmten Eingang, über einen längeren Flur und anschließend mit einem Aufzug mehrere Etagen transportiert werden, verändert sich der Zeitbedarf erheblich.
Besonders relevant wird dies in Stoßzeiten.
Denn die Veranstaltungstechnik ist normalerweise nicht das einzige Gewerk, das Material in die Location bringen möchte.
Catering benötigt beispielsweise ebenfalls Transportkapazitäten. Dazu kommen möglicherweise Dekorateure, Messebauer, Floristen, Möbelvermieter oder Künstler.
Wenn mehrere Gewerke gleichzeitig dieselben Transportwege oder Aufzüge nutzen müssen, können Wartezeiten entstehen.
Aus diesem Grund ist eine gute Abstimmung mit der Location besonders wichtig.
Warum ein früher Aufbau manchmal günstiger sein kann
In der Praxis kann eine großzügigere Planung jedoch dabei helfen, Kosten zu reduzieren oder zumindest unnötigen Zusatzaufwand zu vermeiden.
Ein Beispiel:
Die Veranstaltung beginnt um 18 Uhr.
Wenn der technische Aufbau erst um 14 Uhr starten darf, müssen möglicherweise mehrere Techniker gleichzeitig arbeiten, damit alles rechtzeitig fertig wird.
Kann das Team dagegen bereits am Vormittag oder sogar am Vortag mit dem Aufbau beginnen, lässt sich die Arbeit möglicherweise mit weniger Personal und deutlich entspannter durchführen.
Deshalb gilt:
Kurze Aufbauzeit bedeutet nicht automatisch niedrige Kosten.
Manchmal ist genau das Gegenteil der Fall.
Je kürzer das verfügbare Zeitfenster, desto mehr Personal wird benötigt, um die gleiche Arbeit innerhalb dieser Zeit zu erledigen.
Das Zusammenspiel verschiedener Gewerke
Bei größeren Veranstaltungen arbeitet die Veranstaltungstechnik selten allein.
Neben der technischen Crew können beispielsweise folgende Gewerke beteiligt sein:
Catering, Dekoration, Messebau, Bühnenbau, Möbelvermietung, Künstlerbetreuung, Security oder Locationpersonal.
Alle benötigen Zeit und Platz.
Deshalb sollte möglichst früh festgelegt werden, in welcher Reihenfolge aufgebaut wird.
Ein klassisches Beispiel:
Eine große LED-Wand oder ein Display soll an einer bestimmten Stelle aufgebaut werden. Wird vorher bereits die komplette Dekoration oder Bestuhlung installiert, kann der Zugang erschwert werden.
Das technische Team benötigt dann länger oder zusätzliche Mitarbeiter, um das Material an seinen Einsatzort zu bringen.
Eine gute Produktionsplanung sorgt deshalb dafür, dass sich die verschiedenen Gewerke möglichst wenig gegenseitig behindern.
Lange Wege bedeuten mehr Personalzeit
Nicht nur Aufzüge beeinflussen die Kosten.
Auch die Entfernung zwischen Fahrzeug und Veranstaltungsfläche spielt eine Rolle.
Ein Unterschied von wenigen Metern klingt zunächst unbedeutend.
Bei einer kompletten technischen Produktion muss dieser Weg jedoch möglicherweise dutzende Male zurückgelegt werden.
Befindet sich die Ladezone direkt hinter der Bühne, ist die Situation ideal.
Muss das Material dagegen vom Fahrzeug über einen Innenhof, durch mehrere Türen, einen langen Flur und anschließend mit einem Aufzug transportiert werden, entsteht ein deutlich höherer Zeitaufwand.
Und jeder dieser Wege muss nach der Veranstaltung beim Abbau erneut zurückgelegt werden.
Zufahrt und Parkmöglichkeiten werden häufig unterschätzt
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Zufahrt zur Location.
Kann ein Transporter oder Lkw direkt an einen Ladeeingang fahren?
Oder befindet sich die Location mitten in einer Innenstadt?
Gibt es Ladezonen?
Bestehen Höhenbeschränkungen für Tiefgaragen?
Kann ein Fahrzeug während des Aufbaus stehen bleiben oder muss es unmittelbar nach dem Entladen umgesetzt werden?
Wo können die Fahrzeuge während der Veranstaltung parken?
Gerade bei Veranstaltungen in Düsseldorf, Köln, Essen oder anderen größeren Städten können solche Fragen relevant sein.
Eine Location mitten in der Innenstadt bietet möglicherweise eine hervorragende Atmosphäre und optimale Erreichbarkeit für Gäste.
Für die technische Logistik können die Bedingungen gleichzeitig anspruchsvoller sein.
Deshalb klären wir solche Punkte möglichst vor der Veranstaltung.
Düsseldorf: Zwischen Hotel, MedienHafen und außergewöhnlicher Eventlocation
Düsseldorf bietet eine große Auswahl unterschiedlicher Veranstaltungsorte.
Eine Tagung in einem Konferenzhotel stellt andere Anforderungen als eine Firmenveranstaltung im MedienHafen oder ein Event in einer außergewöhnlichen Location wie dem Rheinturm.
Bei einem Hotel kann beispielsweise ein separater Lieferanteneingang vorhanden sein.
Bei anderen Locations muss die Technik möglicherweise über öffentliche oder gemeinsam genutzte Bereiche transportiert werden.
Im MedienHafen können wiederum Zufahrt, Parkmöglichkeiten und die Entfernung zwischen Fahrzeug und Veranstaltungsfläche eine Rolle spielen.
Deshalb kalkulieren wir nicht pauschal nur nach dem Schema:
„100 Personen = Summe X.“
Die Teilnehmerzahl ist wichtig, aber sie erzählt nur einen Teil der Geschichte.
Veranstaltungstechnik in Köln, Essen, Dortmund und NRW
Das gleiche Prinzip gilt selbstverständlich nicht nur für Düsseldorf.
Bei Veranstaltungen in Köln können Innenstadtlagen, Hotels, Messeumfelder oder historische Gebäude unterschiedliche logistische Anforderungen mit sich bringen.
Bei Veranstaltungen in Essen, Duisburg, Dortmund, Wuppertal, Neuss oder Krefeld unterscheiden sich die Voraussetzungen ebenfalls von Location zu Location.
Eine Veranstaltung in einer modernen Eventhalle mit großer Ladezone kann logistisch deutlich einfacher sein als ein kleineres Event im fünften Stock eines Gebäudes ohne geeigneten Lastenaufzug.
Deshalb betrachten wir bei Eventwerk immer die konkrete Location und nicht ausschließlich die Größe der Veranstaltung.
Warum Personal ein wichtiger Kostenfaktor ist
Veranstaltungstechnik funktioniert nicht von alleine.
Natürlich gibt es inzwischen viele automatisierte Systeme. Trotzdem benötigt eine professionelle Veranstaltung Menschen, die Technik transportieren, aufbauen, einrichten, bedienen und überwachen.
Je nach Veranstaltung können unterschiedliche Fachbereiche erforderlich sein.
Dazu gehören beispielsweise:
Tontechniker, Lichttechniker, Videotechniker, Streaming-Techniker, Kameraleute oder zusätzliche Aufbauhelfer.
Bei kleineren Veranstaltungen können mehrere Aufgaben von einem Techniker übernommen werden.
Bei größeren Produktionen ist eine Aufteilung sinnvoll oder notwendig.
Ein Techniker kann beispielsweise nicht gleichzeitig zuverlässig den Ton einer Podiumsdiskussion mischen, mehrere Kameras steuern, Präsentationen einspielen und einen Livestream überwachen.
Mehr Technik bedeutet nicht immer automatisch mehr Personal
Auch hier kommt es auf das Konzept an.
Moderne Veranstaltungstechnik ermöglicht es, bestimmte Aufgaben effizient miteinander zu kombinieren.
PTZ-Kameras können beispielsweise aus einer zentralen Regie gesteuert werden.
Dadurch muss nicht zwangsläufig an jeder Kamera ein eigener Kameramann stehen.
Andererseits kann bei einer dynamischen Firmenveranstaltung eine zusätzliche mobile Kamera mit Gimbal oder Steadicam sinnvoll sein.
Dann benötigt man wiederum einen Kameramann, der sich während der Veranstaltung frei im Raum bewegt.
Die richtige Personalplanung hängt deshalb immer davon ab, welches Ergebnis gewünscht ist.
Der Faktor Zeit
Ein Punkt wird bei Angeboten häufig unterschätzt:
Wann findet die Arbeit statt?
Eine Veranstaltung von 18 bis 22 Uhr bedeutet nicht, dass das technische Personal nur vier Stunden arbeitet.
Ein typischer Ablauf könnte beispielsweise so aussehen:
Am Vormittag wird das Material vorbereitet und verladen.
Anschließend erfolgt die Anfahrt.
Danach werden Fahrzeuge entladen und das Material in die Location transportiert.
Es folgen Aufbau, Verkabelung und technische Einrichtung.
Anschließend werden Mikrofone, Präsentationen, Kameras, Beleuchtung und gegebenenfalls Streaming-Systeme getestet.
Danach findet die eigentliche Veranstaltung statt.
Wenn der letzte Gast gegangen ist, beginnt für das technische Team häufig erst der Abbau.
Die Technik wird anschließend wieder zum Fahrzeug transportiert, verladen und zurückgebracht.
Aus einer vierstündigen Veranstaltung kann so schnell ein kompletter Produktionstag werden.
Nachtabbau oder Abbau am nächsten Morgen?
Auch diese Frage kann einen erheblichen Unterschied machen.
Manche Locations verlangen, dass sämtliche Technik direkt nach Veranstaltungsende entfernt wird.
Endet eine Veranstaltung beispielsweise um 23 Uhr, beginnt anschließend möglicherweise ein mehrstündiger Abbau.
In anderen Locations kann vereinbart werden, dass die Technik über Nacht stehen bleibt und erst am nächsten Morgen abgeholt wird.
Welche Variante sinnvoller ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab.
Ein direkter Nachtabbau kann notwendig sein, wenn die Location am nächsten Morgen bereits wieder genutzt wird.
Ein Abbau am Folgetag kann dagegen die Arbeitszeiten entzerren.
Deshalb sollte bereits bei der Buchung einer Location geklärt werden, bis wann sämtliche Technik das Gebäude verlassen haben muss.
Die berühmten „zwei Stunden Aufbau“
„Das müsste doch in zwei Stunden aufgebaut sein.“
Diesen Gedanken kann man nachvollziehen.
Bei einer kleinen Tonanlage kann das durchaus funktionieren.
Bei einer professionellen Firmenveranstaltung besteht der Aufbau allerdings aus wesentlich mehr als dem Aufstellen einiger Geräte.
Kabel müssen sicher verlegt werden.
Funkmikrofone müssen eingerichtet und getestet werden.
Präsentationsrechner und Displays müssen miteinander kommunizieren.
Kameras benötigen passende Positionen.
Streaming-Verbindungen müssen geprüft werden.
Die Beleuchtung muss eingerichtet werden.
Grafiken, Präsentationen und Videos müssen getestet werden.
Und vor Veranstaltungsbeginn sollte ausreichend Zeit für einen Soundcheck oder eine technische Probe vorhanden sein.
Ein Aufbau, der auf dem Papier gerade eben in das vorhandene Zeitfenster passt, ist deshalb nicht unbedingt eine gute Planung.
Warum ein Soundcheck und eine technische Probe wichtig sind
Professionelle Veranstaltungstechnik sollte vor dem Eintreffen der Gäste vollständig getestet sein.
Bei einer Konferenz bedeutet das beispielsweise:
Funktionieren alle Mikrofone?
Sind alle Präsentationen verfügbar?
Stimmen die Seitenverhältnisse auf den Displays?
Sind Videos inklusive Ton korrekt eingebunden?
Sind alle Kamerapositionen eingerichtet?
Funktioniert der Livestream?
Sind externe Teilnehmer erreichbar?
Stimmen Namen und Funktionen in den vorbereiteten Bauchbinden?
Diese Prüfungen benötigen Zeit.
Die letzten fünf Minuten vor Einlass sollten deshalb möglichst nicht dafür genutzt werden, noch grundlegende technische Systeme einzurichten.
Locationbesichtigung kann Geld sparen
Bei größeren oder technisch anspruchsvolleren Veranstaltungen empfehlen wir häufig eine vorherige Besichtigung der Location.
Dabei können wichtige Fragen direkt vor Ort geklärt werden.
Wo können die Fahrzeuge stehen?
Welcher Eingang wird für die Anlieferung genutzt?
Wie breit sind Türen?
Gibt es Treppen?
Gibt es einen Lastenaufzug?
Welche Abmessungen und Traglast hat der Aufzug?
Wie lang sind die Transportwege?
Wo kann die technische Regie aufgebaut werden?
Welche Stromanschlüsse stehen zur Verfügung?
Wo befinden sich Netzwerkanschlüsse?
Wie stabil ist die Internetverbindung?
Welche Möglichkeiten zur Befestigung oder zum Aufbau von Technik gibt es?
Eine solche Besichtigung kann Überraschungen am Veranstaltungstag verhindern.
Die günstigste Location ist nicht immer die günstigste Veranstaltung
Dieser Punkt ist bei der Budgetplanung besonders interessant.
Eine Location kann bei der reinen Raummiete sehr attraktiv sein.
Wenn sie allerdings komplizierte Zufahrtsbedingungen, lange Transportwege und sehr kurze Aufbauzeiten bietet, können an anderer Stelle zusätzliche Kosten entstehen.
Umgekehrt kann eine auf den ersten Blick etwas teurere Location über eine sehr gute Veranstaltungsinfrastruktur verfügen.
Direkte Ladezone, Lastenaufzug, ausreichend Strom, vorhandene Netzwerkanschlüsse und großzügige Aufbauzeiten können den technischen Aufwand reduzieren.
Deshalb lohnt es sich, bei der Auswahl einer Location nicht ausschließlich auf die Raummiete zu schauen.
Welche Informationen helfen uns bei der Kalkulation?
Damit wir ein möglichst passendes Angebot erstellen können, sind neben Teilnehmerzahl und gewünschter Technik einige weitere Informationen hilfreich.
Location: Wo findet die Veranstaltung statt?
Veranstaltungsfläche: In welchem Raum oder auf welcher Etage findet das Event statt?
Anlieferung: Gibt es eine direkte Ladezone?
Transportweg: Wie weit ist der Weg vom Fahrzeug bis zum Veranstaltungsraum?
Aufzug: Gibt es einen Lastenaufzug oder müssen vorhandene Aufzüge mit anderen Gewerken und Gästen geteilt werden?
Aufbauzeit: Ab wann dürfen wir in die Location?
Einlass: Wann kommen die ersten Gäste?
Veranstaltungsbeginn: Wann muss die Technik vollständig betriebsbereit sein?
Veranstaltungsende: Wann endet das Programm?
Abbau: Muss die Technik unmittelbar danach entfernt werden oder ist ein Abbau am Folgetag möglich?
Weitere Gewerke: Wann bauen Catering, Dekoration, Messebau oder andere Dienstleister auf?
Mit diesen Informationen können wir Personal und Zeitaufwand wesentlich realistischer planen.
Gute Planung schafft Kostentransparenz
Unser Ziel bei Eventwerk ist nicht, für jede Veranstaltung möglichst viel Technik und Personal einzuplanen.
Im Gegenteil.
Eine gute Planung soll dafür sorgen, dass genau die Ressourcen eingesetzt werden, die tatsächlich benötigt werden.
Wenn wir frühzeitig wissen, dass eine Location beispielsweise nur ein kurzes Zeitfenster für den Aufbau bietet, können wir entsprechend planen.
Wenn großzügige Aufbauzeiten zur Verfügung stehen, lässt sich möglicherweise mit weniger Personal arbeiten.
Wenn wir wissen, dass Transportwege kompliziert sind, können wir ausreichend Zeit dafür berücksichtigen.
Und wenn eine Location eine hervorragende Infrastruktur besitzt, können wir diese Vorteile ebenfalls in unsere Planung einbeziehen.
Veranstaltungstechnik in Düsseldorf und NRW mit Eventwerk
Eventwerk plant und realisiert Veranstaltungstechnik für Firmenveranstaltungen, Tagungen, Konferenzen, Präsentationen, Livestreams und hybride Events.
Wir sind unter anderem in Düsseldorf, Köln, Essen, Duisburg, Neuss, Krefeld, Wuppertal, Dortmund und in ganz Nordrhein-Westfalen im Einsatz.
Dabei kümmern wir uns je nach Veranstaltung um Ton-, Licht-, Video-, Kamera-, Präsentations- und Streaming-Technik.
Gerade bei technisch anspruchsvollen oder außergewöhnlichen Locations betrachten wir dabei nicht nur die benötigten Geräte.
Wir berücksichtigen auch die Bedingungen vor Ort, mögliche Transportwege, Aufbauzeiten und den erforderlichen Personaleinsatz.
Denn eine professionelle Veranstaltung beginnt nicht erst mit dem Einschalten der Technik.
Sie beginnt mit einer guten Planung.
Sie planen eine Firmenveranstaltung?
Sie haben bereits eine Location gebucht oder befinden sich noch auf der Suche nach einem geeigneten Veranstaltungsort?
Sprechen Sie uns gerne frühzeitig an.
Wenn wir die Location und den geplanten Ablauf kennen, können wir einschätzen, welche Technik benötigt wird und welcher Aufwand für Transport, Aufbau und Betreuung sinnvoll ist.
Schicken Sie uns einfach Termin, Location bzw. Veranstaltungsort, Teilnehmerzahl und einen kurzen Überblick über den geplanten Ablauf.
Wir entwickeln daraus ein technisches Konzept, das zu Ihrer Veranstaltung und zu den tatsächlichen Bedingungen vor Ort passt.
Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.
Eventwerk – professionelle Veranstaltungstechnik für Düsseldorf, NRW und darüber hinaus.